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PowerPoint, ¿Anatema o Bendición?
por Juan C. Dürsteler [mensaje nº 133]

La mayoría de las presentaciones usan PowerPoint en su vertiente más fácil, muchas transparencias llenas de listas de puntos. Muchos ponentes, encima, se limitan a recitarlas. Pero con PowerPoint es posible también salirse del camino trillado y hacer presentaciones que consiguen su objetivo: comunicar claramente un mensaje.

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The Cognitive Style of PowerPoint. Ensayo de 28 páginas por Edward Tufte sobre los problemas que produce el estilo de PowerPoint.
Fuente: Graphics Press. foto de la portada. Pulse sobre la imagen para agrandarla. 

Recientemente he tenido la oportunidad de participar en unas jornadas sobre accesibilidad. La mayoría de las ponencias resultaron ser muy interesantes y los ponentes convincentes oradores, pero no pude dejar de meditar sobre el hecho de que la mayoría de las presentaciones (en PowerPoint, por supuesto) se reducían a una serie de transparencias consistentes en simples listas de puntos a tratar.

PowerPoint se ha convertido en el estándar para realizar presentaciones, generando un mercado no despreciable de proyectores y accesorios para las mismas. El estilo que favorece este producto convierte en algo muy simple crear una presentación en muy poco tiempo, simplemente rellenando el formato más popular y el que ofrece por defecto: una lista de puntos.

Por ello mismo las transparencias con un lista de puntos que el presentador utiliza como base para su explicación (o en muchos casos como la explicación misma, limitándose a recitar lo expuesto) se han vuelto tan ubicuas como el propio PowerPoint. 

Edward Tufte ha editado recientemente un articulo en Wired titulado “PowePoint is Evil” (PowerPoint es el diablo) en el cual pone de manifiesto algunos de los problemas del estilo que PowerPoint promociona. Resumiremos aquí algunos de ellos (en forma de lista de puntos!).

  • La presentación típica pone el formato por encima del contenido facilitando la apariencia de interés para algo que puede estar perfectamente hueco.

  • Cada transparencia muestra usualmente unas 40 palabras, 8 segundos de lectura, lo que hace que hagan falta muchas de ellas para completar un razonamiento. Ello implica dificultades en apreciar el contexto y valorar las relaciones entre unos aspectos y otros, que pueden estar separados varias transparencias entre si.

Tufte concluye que en vez de sustentar la presentación, PowerPoint la suplanta. Quizá aseveraciones un poco extremas pero no exentas de verdad en muchos casos.

Por su parte David Byrne escribe en el mismo número de Wired bajo el titulo “Learning to love PowerPoint” (Aprendiendo a amar a PowerPoint), incidiendo en las posibilidades artísticas del mismo y mostrando algunas de sus creaciones, realizadas solamente con los elementos que proporciona el programa.

Hay algo que me parece obvio: PowerPoint es simplemente una herramienta. Su configuración básica permite crear rápidamente malas presentaciones y rellenar el espacio falto de contenido con listas de puntos, pero ello no quiere decir que no se puedan hacer excelentes presentaciones con esta herramienta, llenas de contenido.

Las listas de puntos por si solas no son un problema. Sin embargo una presentación llena de ellas, en la que la información no está en su contexto puede resultar anodina y confusa para la audiencia.

El punto clave de una presentación es el contenido. Como dice Tufte, “si tus números son aburridos es que has escogido los números equivocados”. Si el contenido no tiene interés o está mal estructurado, animarlo o ponerlo en colores no lo va a arreglar.

Otro aspecto habitual en las presentaciones es la falta de interactividad con la audiencia. Los ponentes a menudo lanzamos un mensaje complejo que es difícil de asimilar en el poco tiempo disponible, que la audiencia no puede rebatir o comentar. 

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Es muy frustrante que el ponente lea en voz alta lo que puedes leer sin ayuda en la pantalla.
Fuente: Ilustración del autor, hecha con PowerPoint.

Nuestra propuesta es la que ya comentábamos en el número 119: destilar los conceptos de cada transparencia y construir un gráfico que los represente. El resultado es más trabajoso de conseguir y las reglas para llegar a él son menos claras pero tiene, a mi entender, tres ventajas (y volvemos a las listas de puntos):

  • Nos obliga a replantearnos el mensaje (que queremos decir, cómo haremos que se entienda por parte de la audiencia) porque no estamos en el terreno trillado de “hago una lista .y ya está”. Tenemos que ingeniárnoslas para hacer algo no estándar que comunique el mensaje.

  • Muchas veces un gráfico bien realizado puede expresar el contexto que rodea a los propios conceptos cualitativos y cuantitativos mejor que una lista de puntos, especialmente si el número de aspectos a considerar es elevado.

  • Si hay poco texto, nos vemos forzados a explicarnos verbalmente, que es el complemento de los gráficos que hemos colocado, ya que un gráfico sin explicación puede no decir nada. No hay nada mas frustrante que un ponente leyendo en voz alta lo que todo el mundo puede leer sin su ayuda en la pantalla.

Finalmente mi experiencia es que siempre que se interactúa con el público, solicitándole y proporcionándole ejemplos cercanos a su experiencia, la presentación es más viva y el mensaje llega mejor.

En definitiva nuestra respuesta a la pregunta con que comenzábamos este escrito es que PowerPoint no es ni anatema ni bendición, sólo es una herramienta en la que es fácil hacer malas presentaciones, pero que bien utilizada puede servir para comunicar el mensaje. Que se haga bien o mal depende de nosotros.


Un ensayo interesante que resume la opinión de Tufte es The Cognitive Style of PowerPoint editado por Graphic Press

Enlaces de este artículo:

http://www.edwardtufte.com/tufte/books_pp   "The Cognitive Style of PowerPoint" por E. Tufte
http://www.sidar.org/acti/jorna/7jorna/index.php   Jornadas sobre accesibilidad organizadas por SIDAR
http://www.infovis.net/printRec.php?rec=persona&lang=1#Tufte   Edward Tufte en Infovis.net
http://www.wired.com/wired/archive/11.09/ppt2.html   "PowerPoint is Evil" por E. Tufte en Wired
http://www.wired.com/wired/archive/11.09/ppt1.html   "Learning to love PowerPoint" por D. Byrne en Wired
http://www.infovis.net/printMag.php?num=119&lang=1   Número 119 sobre "Presentaciones conceptuales"
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