Las presentaciones con soporte visual, típicamente en PowerPoint se han hecho ubicuas. Todos nos hemos visto alguna vez en la necesidad de realizar alguna y son, cada vez más, parte de nuestro quehacer habitual. 

¿He dicho con soporte visual? Sorprendentemente una buena parte de las presentaciones que nos toca sufrir son básicamente largas ristras de frases que el orador se limita a recitar, acaso con alguna glosa colateral. El uso de gráficos es más bien escaso, aunque creciente. 

¿Por qué usar gráficos?. Si han presenciado algunas aburridas presentaciones en la que todas las transparencias son texto, ya lo saben: no hay forma de diferenciar en la memoria unas de otras. (Véase también el artículo numero 73 sobre Presentaciones Gráficas)

Los elementos visuales: 

• se recuerdan mucho mejor que los textos ya que una transparencia llena de texto tiene siempre el mismo aspecto visual, no importa lo que diga el texto.
  
• permiten diferenciar unas transparencias de otras
  
  
• permiten diferenciar unas presentaciones de otras

En cierta ocasión tuvimos que presentar las ideas de futuro del departamento de I+D. Hicimos una transparencia con un fondo de color cielo y nubes flotando con una idea en cada una. Largo tiempo después mucha gente se acordaba aún de las “ideas en las nubes”. 

Las transparencias de texto parecen todas iguales	Los elementos visuales permanecen más en la memoria

Básicamente hay dos tipos de material gráfico a considerar:

• Conceptual, que intenta ilustrar las ideas y los conceptos abstractos que animan nuestros proyectos o que ilustran nuestros descubrimientos y conclusiones.
  
  
• Cuantitativo, en forma de gráficos de barras, de pastel, etc. que dan idea de la marcha presente o futura de nuestros proyecto.

El primero es quizá el más desconocido ya que pocos programas dan soporte gráfico a las ideas. En cuanto al segundo, las hojas de cálculo suelen proporcionar formas de representar gráficamente los datos cuantitativos, lo que los ha hecho más populares. 

He estado buscando información desde hace tiempo sobre la mejor forma de representar gráficamente ideas y conceptos con resultados descorazonadores: hay muy poca literatura sobre el particular.

Sin embargo es posiblemente la forma más potente de expresión en una presentación. Gene Zelazny, en su libro “Say it with charts”* divide los elementos visuales en dos grupos:

• Figuras geométricas abstractas, como flechas, triángulos, círculos, que se pueden utilizar para componer conceptos. Las flechas, quizá uno de los símbolos más expresivos y ubicuos, dan, por ejemplo, idea de movimiento, implicación, conexión o dirección. Los círculos pueden expresar, entre otras, ideas como ciclo, cierre, grupo o periodicidad.
  
  
• Metáforas visuales, figuras familiares que transmiten una idea, por ejemplo un pez que muerde el anzuelo dos brazos haciendo un pulso, una cadena con un eslabón muy débil...

Zelazny reúne casi 50 páginas de símbolos y figuras que expresan ideas, pero no son muy diferentes de las que se pueden encontrar en los Clip-Arts que hay en el propio Power Point o en cualquiera de las imágenes que suministra Google.

Lo importante (y lo difícil) es cómo convertir las ideas en dibujos, en diagramas o en metáforas visuales que expresen el concepto. Y para ello no hay muchas reglas establecidas.

Propongo un método. 

• Realizamos la presentación enteramente textual de siempre..
  
  
• Para cada transparencia intentamos destilar cual es el concepto clave y buscamos una o más imágenes que lo representen. 
  
  
• Rehacemos la presentación con las imágenes o dibujos como único elemento, convirtiendo los textos primitivos en notas para el orador.

Una hipotética transparencia textual clasificando productos. Lo mismo que recita el orador se presenta en pantalla. No hay referencia visual a la estructura (una pirámide). Pulse sobre la imagen para agrandarla	La misma transparencia con mucho más contenido visual. Se respetan algunos textos mínimos. El impacto visual del triángulo y la metáfora de la pirámide quedan mejor reflejados. El texto de la anterior transparencia puede servir como notas para el orador. Pulse sobre la imagen para agrandarla

Probablemente encontraremos que:

• La presentación gana en expresividad y comunica mucho mejor
  
  
• Si los conceptos están claros, el orador no recita sino que explica y amplía la información
  
  
• Los conceptos permanecen mejor en la memoria.

Cambiar a presentaciones verdaderamente visuales requiere un esfuerzo, tanto mayor cuanto que los gráficos a veces los hemos de hacer nosotros mismos. Sin embargo el impacto y la mejora en la transmisión de las ideas es muy notable y puede suponer la diferencia entre hacer llegar nuestro mensaje o sumir a la audiencia en otra catarata más de palabras de difícil asimilación.

* Gene Zelazny, “Say it with charts” fourth edition ISBN 0-07-136997-X McGraw Hill

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